Офис в Москве:

Центр Дизайна ARTPLAY

105120, Ул. Нижняя Сыромятническая 10, стр. 4, оф 218,

Тел. +7 (499) 136-11-86  MAIL@ZE-MOOV.RU

Офис в Екатеринбурге:

620102, Антона Валека 13, оф 614

Тел. +7 (965) 503-97-28  MAIL@ZE-MOOV.RU

  • Black Instagram Icon
  • Black Facebook Icon
  • Black Houzz Icon
бизнес | предметы роскоши

Перед вступлением в должнось или  началом проектирования необходимо просмотреть лекцию, освещающую функции и обязанности МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТА в компании ZE-MOOV HOME. 

Информация в лекции будет полезна как практикующим менеджерам в компании, так и новым сотрудникам и соискателям на должность менеджера проекта.

Ниже по тексту для вашего удобства конспект лекции.

Также в конце есть ссылка на скачивание файла с конспектом

Менеджер проекта (МП)

 

1) Задачи и функции МП

Эта функция относится к разряду Административных. 

Функции МП - координирующая и информационная, контроль ведения проекта по протоколу студии и внешняя коммуникация.

В задачи МП входят ведение конкретного проекта студии:

- Отслеживание правильного следования схеме проектирования;

- Соблюдение сроков проекта;

- Своевременное составление и подписание сопутствующих проекту документов;

- Контроль за заполнением заметок проекта, контроль задач проекта;

- Организация встреч и мероприятий необходимых в процессе проектирования;

- Владение всей контактной информацией по проекту, внутренней и периферийной информацией вокруг проекта;

- Ведение митинг репорта вместо ДП если на встрече требуется его активное общение;

- Тесная работа с Дизайнером Проекта (далее ДП), осведомленность через него состоянием проекта, занятыми ресурсами, выполненными объемами;

- Быть главным связующим звеном между студией и заказчиком или подрядчиками.

МП - номер один для заказчика в списке телефонов студии, в любое время! Не пропадает для заказчиков. МП минимум два раза в неделю пишет письмо заказчикам или созванивается информируя о ходе проекта

 

2) Расписание недели и дня МП

Имея плотный контакт с ДП, руководителем, администратором, заказчиком, партнерами и подрядчиками, МП плотно вовлечен в процесс общения. Для функционирования системы очень важно соблюдение некоторых постоянных временных периодов контакта с оппонентами. Они могут не сложиться в какой-то из дней, но система постоянно стремится их восстановить уже на последующий день. Поэтому, МП формирует свой режим дня, прикладывает усилия чтобы запланировать и иметь возможность выйти на точки контакта, обговоренным применительно к конкретному общению, способом. Остальное время МП планирует под другие рабочие процессы.

Принятые в студии "точки контакта":

Неделя: 

Ежедневно по почте утром и вечером; С понедельника по четверг утром с ДП и руководителем; Пятница утром с администратором и ДП.

Рабочие дни Пн-чт:

а) 9:00 - 10:00 (15 мин) Мск времени.

Проверить почту проекта

Общение с ДП:

- Пройти по текущим задачам проекта с ДП. Нет ли каких-то отклонений от плана?

- Нужно ли связаться с заказчиком или партнерами по проекту? 

- Определить есть ли сложные вопросы для обсуждения с руководителем студии. Кто обсудит их с руководителем?

- Нужно ли будет на 12:00 организовать общение по проекту рабочей группе? Кого пригласить на нее?

Организовать намеченное.

б) 10:00 - 11:00 (15 мин) Мск времени.

Общение с руководителем:

МП или ДП при необходимости выбрать время для обсуждения с руководителем студии. Задать вопросы, которые, нельзя решить без руководителя. Уточнить возможность и выйти на связь с руководителем самостоятельно. 

в) 12:00 - 14:00 Мск времени.

Дистанционно или на месте:

При необходимости организовать совещание рабочей группы по проектам более основательное. Называется тема и регламент общения, вопросы, определяется кто ведет и отправит митинг репорт. По умолчанию его ведет ДП

г) 16:00 - 17:00 (15 мин) местного времени.

Работа с почтой и заметкой:

- Проверить отправлен ли митинг репорт послеобеденного общения почтой

- Проверить сделана ли запись в заметку проекта (новые задачи или митинг репорт) 

- При необходимости переслать почту от или для рабочей группы, письмом напоминания рабочей группе, письма заказчику или партнерам

 

3) Еженедельный Обзор ЕНО

Еженедельный обзор является важным координируещим инструментом работы студии. В его проведении участвует администратор и все кому важно увидеть срез недельной работы студии. На обзоре подводятся результаты, но самое важное, что на нем ставятся задачи на следующую неделю. 

К обзору МП готовится вместе с ДП. Но МП больше контролирует соблюдение Дизайнером Проекта внутреннего протокола заполнения заметки проекта или сам подключается к ее заполнению, если ДП не имеет возможности внести изменения в заметку.

Рабочий день Пт:

а) 9:00 - 11:00 (30 мин) Мск времени.

 Более основательно, чем в обычный день.

Общение с ДП по заметке, подготовка к Еженедельному Обзору (ЕНО):

- Проверить заметку проекта в !! Проектах студии первого уровня. Что не выполнено в задачах недели? Появились ли новые задачи? Сформированы ли задачи на новую неделю?

- Проверить срок текущей сдачи. Где мы находимся на схеме ведения проекта? Какие сотрудники будут задействованы на неделе. Какие документы по проекту в ближайшее время нужно подписать или сдать? Что мы обещали и кому на неделе и по митинг репортам?

- Определить какие задачи из заметки еще может успеть МП сделать за пятницу

б) 11:00 – 12:00 (по 5 мин на проект) Мск времени.

Общение по ЕНО. МП вместе с ДП отвечает на вопросы администратора.

Осуществить намеченные задачи.

в) 14:00 - 15:00 (15 мин) местного времени.

Работа с почтой и заметкой:

- Проверить сделана ли запись в заметку проекта (новые задачи внесены, старые удалены) 

- Проверить отправлены ли задачи почтой всей рабочей группе и администратору

- При необходимости переслать почту от или для рабочей группы, письмом напоминания рабочей группе, письма заказчику или партнерам

 

- Задачи на неделю

Задачи написанные на ЕОН в заметке проекта выполняются рабочей группой, ДП, МП и прочим в течении недели. Это рекомендации к действиям. Это не жесткий план, но очень важные действия, которые влияют не ход проекта. 

Задачи формируются на ЕОН. И рассылаются Дизайнером проекта сразу же после проведения обзора. 

МП следит за ними, уточняет их выполнение, помогает решить внешние проблемы их реализации. Подключает нужных специалистов или обсуждает с руководителем, если требуется его участие.

МП проверяет и обсуждает их ежедневно  утром с ДП. Пока они не будут реализованы.

 

- Митинг репорты

Митинг репорты - способ письменной фиксации общения по проекту имеющие важное информационное значение для рабочей группы или для договора. В нем фиксируются согласования, отчеты, принятые решения, поставленные вопросы, выданные задания, данные обещания, пояснения задач и тп. 

Письменная фиксация переговоров в виде Митинг Репортов проводиться на всех совещаниях и встречах рабочей группы, с партнерами и особенно с заказчиками. Также фиксируются обсуждение значимых тем по телефону или посредством интернета и важные выдержки из писем заказчика и партнеров, не имеющие общей рассылки. 

Митинг репорты составляет один из участников общения. Как правило Дизайнер Проекта или специалист определенный заранее. МП ведет отслеживание составления таких репортов, внесение их в заметку проекта и обязательную  рассылку всем имеющим непосредственное отношение к проекту и особенно участникам общения, для подтверждения верности изложения обслуженного наконуне. МП напоминает участникам о своевременности составления Митинг репортов в тот же день во время вечерней работы с заметкой и почтой. 

 

- Подписание документов

Соблюдения протоколов ведения документации - важная функция МП. Последовательность подписываемых с заказчиком или подрядчиками документов указана в Схеме Ведения Проекта. Ниже черты перечислены все документы требующие подписания. Срок для подписания отслеживается по мере продвижения проекта по временной оси схемы. Бланки документов готовит Администратор или Специалист экономического отдела по запросу МП.

Инструкция для Менеджера проекта.

Файл для скачивания.